Fünf Tipps für sichere Kommunikation

Österreich: Obwohl sich die Datensicherheit beim Verschicken einer E-Mail selten mit absoluter Klarheit garantieren lässt, können Anwender durch unkomplizierte Tipps das Risiko eines unbefugten Zugriffs zumindest verringern.

Eine Verschlüsselung ist für PDF-Dateien und andere Anhänge ebenso entscheidend wie für die komplette Nachricht. Zugleich bleibt die Sicherheit der Verbindung zum E-Mail-Anbieter und der Schutz der verwendeten Geräte wichtig.


1. Effektive Verschlüsselung für PDF-Dateien und andere Anhänge

Wer per E-Mail-Informationen sicherer austauschen will, sollte Anhänge ausschließlich verschlüsselt versenden und profitiert in zahlreichen Fällen vom PDF-Format. Mit dem Dateiformat fällt es Anwendern leicht, unbefugte Zugriffe zu erschweren. Daher ist es durchaus ratsam sich genauer darüber zu informieren wie PDF-Dateien verschlüsselt werden. Es besteht die Möglichkeit, ein Passwort zur Voraussetzung für die Lesbarkeit eines Dokuments mit diesem Format zu machen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, einen zusätzlichen Schreibschutz einzurichten. Schreibgeschützte PDF-Dokumente lassen sich im Normalfall ohne ein vergebenes Kennwort mit gewöhnlichen Programmen nicht verändern. Falls die Unveränderbarkeit eines Mail-Anhangs entscheidend ist, sprechen somit viele Argumente für dieses Dateiformat.

Packprogramme geben Anwendern die Möglichkeit, unterschiedliche Dateien vor der Übermittlung mit einer E-Mail zu komprimieren und komplette Ordner zugleich durch ein Passwort zu schützen. Während ein Dokument verpackt wird, bieten beliebte Programme dem Benutzer automatisch die Vergabe eines Kennworts an. Der Empfänger benötigt daraufhin dieses Passwort, um die komprimierten Dateien zu entpacken und zu öffnen. Hierdurch muss der Absender nicht alle Daten einzeln verschlüsseln, während die angeschriebene Person genauso unterschiedliche Dokumente mit einem Schritt gleichzeitig entschlüsselt.

Für eine E-Mail sind die Packprogramme zur Verschlüsselung außergewöhnlich empfehlenswert, weil die Dateien in der komprimierten Form einen geringeren Speicherplatz verbrauchen. Dieser Vorteil spielt eine große Rolle, sobald beispielsweise ein Mail-Anbieter die maximalen Dateigrößen für eine Nachricht begrenzt. Nebenbei sparen die Beteiligten somit Platz im Posteingang und Postausgang. Während der Passwortschutz die Sicherheit erhöht, löst die Komprimierung Platzprobleme ebenso und macht die Nutzung eines zweiten Programms durch die Kombination der erforderlichen Funktionen überflüssig.

2. Sinnvolle Verschlüsselungsverfahren für komplette E-Mail

Sobald außergewöhnlich vertrauliche Informationen verschickt werden, sollten Benutzer neben den Dateien im Anhang die komplette E-Mail verschlüsseln. Zu diesem Zweck kommen vorwiegend die bekannten Verschlüsselungsverfahren S/MIME und OpenPGP zum Einsatz. Für die Nutzung der Verfahren ist es notwendig, auf einem PC ein Sicherheitszertifikat zu installieren. Darüber hinaus müssen die Anwender den Empfängern der E-Mails einen Public Key zusenden, um über die Verschlüsselungsverfahren sicherere Nachrichten zu empfangen.

Die angeschriebenen Personen speichern im Gegenzug ebenso ein Zertifikat und verschicken den passenden Schlüssel. OpenPGP und S/MIME sind nicht miteinander kompatibel. Somit müssen zwei Personen mit ihren Geräten die Voraussetzungen für dasselbe Verschlüsselungsverfahren erfüllen, um über E-Mails sicherer zu kommunizieren. Variantenreiche Client-Programme mit vorinstallierter Software und Web-basierte Mail-Dienste unterstützen die Verschlüsselungsstandards.

3. Absicherung der Verbindung zwischen Computer und Mail-Anbieter

Die Absicherung der Verbindung zwischen dem Computer eines Anwenders und dem E-Mail-Anbieter ist unverzichtbar. Hierzu sind TLS- und SSL-Verschlüsselungen erforderlich. Beim Abruf von Nachrichten über einen Browser lässt sich die Absicherung der E-Mail-Verbindung schnell überprüfen. Die Adresse der aufgerufenen Website des Mail-Anbieters muss mit "https" beginnen. Falls die Adresszeile stattdessen mit "http" ohne ein anschließendes "s" beginnt, besteht keine zuverlässige Verschlüsselung. Im Normalfall ist es eine Selbstverständlichkeit, dass E-Mail-Anbieter ausschließlich die sicheren Verbindungen zur Verfügung stellen.

Die Verschlüsselung zwischen dem Webserver und dem Browser verhindert unbefugte Zugriffe. Gängige Webbrowser zeigen eine verschlüsselte Verbindung zusätzlich mit einem Vorhängeschlosssymbol neben der Adresszeile an. Wer auf dieses Symbol klickt, kann genauere Informationen über die Browser-Verschlüsselung lesen. Ohne bestehende Verschlüsselung sollten Benutzer auf keinen Fall E-Mails mit dem Webbrowser abrufen und versenden. Sonst erhalten Unbefugte die Chance, den Mail-Inhalt zu lesen.

Sobald E-Mails mit einem Client-Programm und nicht über den Browser verschickt werden, bleibt ein Blick auf die Einstellungen der Anwendung unentbehrlich. Im Menü der Mail-Software gibt es zumeist einen Bereich zum Thema Sicherheit. Dort erkennen PC-Nutzer, ob eine Verschlüsselung aktiv ist. Damit die Absicherung der Verbindung funktioniert, muss der Mail-Anbieter zugleich die Verschlüsselungsart des Programms unterstützen.

4. Verschiedene E-Mail-Adressen für unterschiedliche Kontakte

Um die Sicherheit im Rahmen einer langfristigen Kommunikation zu erhöhen, können Nutzer verschiedene E-Mail-Adressen verwenden. Hierdurch verringert sich die Gefahr, dass Spam-Nachrichten in einem Postfach für Verwirrung sorgen und zum Beispiel Viren auf ein System übertragen. Je mehr Menschen eine Absender-Adresse kennen, desto wahrscheinlicher ist ein späterer Missbrauch. Nach der Anmeldung in variantenreichen Online-Portalen und Shops lässt sich zugleich eine unbefugte Weitergabe der E-Mail-Adresse durch Dritte nicht ausschließen. Vor allem für geschäftliche Angelegenheiten sollten Anwender separate Adressen benutzen und ausschließlich zu einem bestimmten Zweck einsetzen.

Zahlreiche E-Mail-Anbieter geben Kunden die Gelegenheit, unterschiedliche Kontaktadressen anzulegen. Diese Adressen lassen sich in vielen Fällen darüber hinaus einem separaten Unterordner des Mail-Postfachs zuordnen. Durch die klare Trennung sinkt die Gefahr, dass eine Spam-Mail in der Menge nicht auffällt und der Empfänger versehentlich Unbefugten mit vertraulichen Informationen antwortet oder gefährliche Anhänge öffnet.

5. Schutz der verwendeten Geräte gegen fremden Zugriff

Die eingesetzten Geräte müssen ebenfalls vor einem Zugriff durch Fremde geschützt werden, um die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation zu erhöhen. Betriebssysteme bieten den PC-Nutzern die Gelegenheit, den Zugang zur Festplatte mit einem sicheren Passwort zu schützen. Darüber hinaus lässt sich der Zugriff zum Mail-Postfach über Client-Software mit einem zusätzlichen Kennwort sperren. Falls im Büro und an anderen Orten regelmäßig Fremde in der Nähe sind, darf ein Computer nie mit geöffnetem Mail-Programm einfach zurückgelassen werden. Mit unkomplizierten Tastenkombinationen können PC-Nutzer ein Gerät beispielsweise vor einer kurzen Kaffee-Pause sperren.

Falls der PC in den eigenen vier Wänden genutzt wird, ist der Passwort-Schutz der Computer vor allem in einem Haushalt mit Kindern für eine sicherere E-Mail-Kommunikation ebenso unverzichtbar. Bei geschäftlichen E-Mails besteht darüber hinaus in vielen Fällen die Verpflichtung, den Schutz von sensiblen Daten sicherzustellen. Unter diesen Voraussetzungen kann auch ein unbefugter Zugriff durch Familienangehörige ernsthafte Schwierigkeiten verursachen.

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