So können Firmen von digitalen Tools profitieren

Deshalb ist die digitale Schichtplanung inzwischen beliebter als die manuelle:

Die Vorteile eines digitalen Schichtplans für Unternehmen
Viele alltägliche Unternehmensabläufe entbehren jeglicher Logik und Effizienz. Dieses Phänomen ist weitverbreitet. Meist hängt es damit zusammen, dass die internen Prozesse dem Wachstum des Unternehmens im Laufe der Zeit nicht angepasst wurden. Was als Aufgabe von ein paar Minuten anfing, wird dann mit zunehmender Unternehmensgröße zur Mammutaufgabe.

Doch aufgeblähte Prozesse sind nicht wirtschaftlich. Sie kosten unverhältnismäßig viel Zeit, die an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden kann. Das ist besonders ärgerlich, wenn die Aufgabe auch anders bearbeitet werden könnte. Häufig ist das beispielsweise beim Erstellen von Schichtplänen der Fall. Digitale Schichtplaner können dabei helfen, Abläufe zu straffen und bringen noch viele weitere Vorteile mit sich.

Die Angst vor Digitalisierung
Möchte ein Unternehmen analoge Abläufe zu digitalen Abläufen weiterentwickeln, ist das ein Projekt, das oft für Hemmungen sorgt. Sicherlich geht die Einführung eines digitalen Tools für die Schichtplanung mit hohen Kosten einher – vom Aufwand ganz zu schweigen?
Das muss nicht sein. Moderne Schichtplanungssoftware ist intuitiv, vielseitig und auch ohne eigene IT-Abteilung umsetzbar.

Besonders beliebt ist dabei das Papershift Tool. Auf papershift.com/schichtplaner finden sich genauere Informationen dazu. Selbstverständlich kostet das Einpflegen von Mitarbeiter-Daten ein wenig Zeit. Dieser Mehraufwand zahlt sich aber schon nach kurzer Zeit aus – und zwar dann, wenn die Vorteile der digitalen Schichtplanung zum Tragen kommen.

Das sind die Vorteile der digitalen Schichtplanung
Immer mehr Unternehmen entschließen sich dazu, die Schichtplanung fortan nicht mehr manuell durchzuführen. Das liegt daran, dass der Betrieb auf unterschiedlichste Weise davon profitieren kann.

Zeitersparnis
Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto komplexer wird die Personalplanung. Es gilt Urlaubszeiten sowie Krankheitsausfälle und das Arbeitszeitgesetz zu beachten. Ebenso müssen die individuellen Stundenzahlen der einzelnen Angestellten in Betracht gezogen werden. Sofern in Schichten gearbeitet wird, ist es zudem wichtig, die Schichten ausgewogen zu verteilen und eine faire Rotation zu ermöglichen.

Die manuelle Dienstplanerstellung kostet viel Zeit. Digitale Tools berücksichtigen die eingepflegten Daten automatisch. Dadurch spielen sie innerhalb kürzester Zeit Dienstpläne aus, die allen wichtigen Kriterien Tribut zollen.

Kostenersparnis
Vorarbeiter, Schichtleiter und die Personalabteilung haben viel Arbeit mit dem Erstellen von Dienstplänen. Die darauf verwendete Zeit fehlt an anderen Stellen, was oft dazu führt, dass neue Stellen ausgeschrieben werden müssen. Oft ist dies aber gar nicht nötig. Können regelmäßig anfallende Arbeiten wie die Schichtplanung digitalisiert werden, hat das vorhandene Personal wieder mehr Zeit für andere Aufgaben. So spart das Unternehmen langfristig Geld.

Geringere Fehlerquote
Egal, wie penibel man plant – nicht selten schleichen sich in Dienstpläne Fehler ein. Bei der digitalen Schichtplanung übernimmt eine Computersoftware das Befüllen der einzelnen Schichten. Weil dabei alle Kriterien automatisiert berücksichtigt werden, sinkt die Fehlerquote gegen Null.

Mitarbeiterzufriedenheit
Moderne Software ermöglicht es den Angestellten, Dienstpläne jederzeit einzusehen. Das steigert die Transparenz. Außerdem ist es denkbar, den Angestellten die Option einzuräumen, sich selbst für bestimmte Dienste einzutragen. Auf diese Weise können Mitarbeiter in ihrer bevorzugten Schicht arbeiten oder sich mit Kollegen eintragen, mit denen die Zusammenarbeit besonders gut läuft.

Mehr Effizienz
Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit kann zu einer Verbesserung des Betriebsklimas beitragen. Außerdem sind zufriedene Mitarbeiter meist motivierter. Deshalb kann ein Dienstplan-Tool die Effizienz pro Mitarbeiter und Schicht steigern.

Analysemöglichkeiten
Wird der Dienstplan digital erstellt, erfasst und archiviert, ist das eine gute Basis für Auswertungen. So haben Entscheidungsträger die Möglichkeit, zu ermitteln, warum manche Schichten effizienter sind als andere. Gleichzeitig hilft das Tool dabei, zukünftige Fehlplanungen zu vermeiden: So kann zu Stoßzeiten eine höhere Mitarbeiterzahl eingeteilt werden oder es werden allgemein mehr Arbeitnehmer eingestellt.

Lohnt sich die digitale Schichtplanung
Gerade in kleineren Unternehmen herrscht oft Unsicherheit: Ist es wirklich sinnvoll, in eine Software zu investieren? Zwar steigt die Komplexität der Planung mit zunehmender Mitarbeiterzahl, dennoch können auch kleine Unternehmen von der digitalisierten Schichtplanung profitieren.
Die Vorteile sprechen für sich. Moderne Tools sind vielseitig und bieten oft sogar die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu tracken. Außerdem können Mitarbeiter auch vom Smartphone aus auf Schichtpläne zugreifen. Diese Optionen bieten Unternehmen und ihren Angestellten noch mehr Flexibilität.

Da die Vorteile die Anschaffungskosten und den kurzfristigen Mehraufwand für die Einrichtung relativieren, kann man festhalten: Ja, die digitale Schichtplanung lohnt sich.