Die Zeiterfassung und ihre Vorteile

Dabei wird mindestens der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende erfasst. Herauslesbar sind nicht nur die Anwesenheit, sondern auch die Fehlzeiten, die Mehrarbeit, alle Plus- und Minusstunden, die Pausenzeiten, die Zeiten der Weiterbildung, die Urlaubs- und die Resturlaubszeiten. Diese Stunden können auf ganz verschiedene Arten erfasst werden.


Wie können Arbeitszeiten aufgezeichnet werden?

Es gibt viele Möglichkeiten zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Die bekannteste, aber auch die älteste, Form der Zeiterfassung ist der Stundenzettel. In diesem tragen die Mitarbeiter selbstständig ihre Arbeitszeiten ein. Fristgerecht muss er dann im Personalbüro abgegeben werden. In Unternehmen, in denen der Stundenzettel noch Anwendung findet, wurde der Papierzettel sicher schon von einer Exceltabelle abgelöst.

Im Laufe der Zeit lösten elektronische Zeiterfassungen den Stundenzettel ab. Mit einer Magnet- oder Chipkarte checken sich die Mitarbeiter bei einem Hardwareterminal erst ein und später wieder aus. Die Daten werden dann automatisch auf einer Datenbank gespeichert. Eine sehr alte Version stellt die Stechuhr dar.

Doch auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung schreitet der Fortschritt schnell voran. Viele Unternehmen greifen auf die Möglichkeit der Erfassung über mobile Endgeräte zu. Vor allem in einer Zeit, in der Home-Office ein immer größeres Thema wird, aber auch für Außendienstmitarbeiter, ist diese Art der Aufzeichnung eine recht praktische und unkomplizierte Lösung. Einige Unternehmen, in denen vor allem auch Sicherheit ganz großgeschrieben wird, greifen schon auf eine biometrische Zeiterfassung zurück. Bei dieser wird der Fingerabdruck zur Identifikation des Mitarbeiters verwendet.



Ist eine Aufzeichnung der Arbeitszeit gesetzlich vorgeschrieben?

Nach einem EuGH-Urteil sind alle Arbeitgeber, die ihre Betriebe in einem der EU-Mitgliedstaaten führen, verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau, objektiv und verlässlich aufzuzeichnen. Somit ist die Zeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Denn laut Paragraf 26 AZG, haben alle Arbeitgeber eine Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht über die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer. Diese Pflicht dient auch zum Schutz der Arbeitnehmer.

Denn dadurch kann kontrolliert werden, ob die im Arbeitszeitgesetz bestehenden Arbeitszeitregelungen auch wirklich von den Unternehmen eingehalten werden. Laut Gesetz muss der Beginn, das Ende, die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit, sowie alle Pausen protokolliert sein. Die Form und die Zeiterfassungsart sind jedem Arbeitgeber freigestellt. Im Fall einer Gleitzeit oder einer Außendiensttätigkeit sind auch Aufzeichnungen des Dienstnehmers erlaubt. Entfallen darf eine Aufzeichnung nur dann, wenn der Arbeitnehmer ständig immer gleiche Arbeitszeiten hat. In so einem Fall müssen nur die Abweichungen aufgezeichnet werden.


Was bringen Aufzeichnungen der Arbeitszeit wirklich?

Es ist ganz egal, für welche Möglichkeit der Zeiterfassung sich ein Unternehmen entscheidet. Von einer Zeiterfassung profitieren sowohl das Unternehmen selbst als auch der Mitarbeiter. Der größte Vorteil stellt sicher eine deutliche Arbeitserleichterung dar. Die Entgeltabrechnung kann viel schneller und einfacher bearbeitet werden, weil die Systeme Daten und wichtige Zeiterfassungsfaktoren (Überstunden, Resturlaubstage, und vieles mehr) automatisch berechnen.

Zudem können auch Personalkosten eingespart werden, denn mit einem guten Zeiterfassungssystem kann der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert werden. So eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten bietet auch eine gewisse Transparenz. Es können damit viel schneller Fehlzeiten und Urlaubstage kontrolliert und verwaltet werden. Natürlich können auch Mitarbeiter, die gerne und oft zu spät kommen, viel schneller entlarvt werden. Das ist natürlich nicht immer ein Vorteil für den betroffenen Mitarbeiter selbst. Gespeicherte Daten können ausgewertet und analysiert werden. Somit kann die Produktivität berechnet und geplant werden. Arbeitsprozesse und Strukturen können so verbessert werden. Doch auch in einem Streitfall dienen solche Aufzeichnungen als Beweismittel vor jedem Arbeitsgericht.


Von einer Zeiterfassung profitieren beide Seiten. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sind in einem Streitfall abgesichert.